Datenschutzerklärung

Die VTH Asset Management GmbH nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

1. Verantwortliche Stelle

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

2.1 Beim Besuch der Website

Bei der bloß informatorischen Nutzung unserer Website erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Diese Daten werden temporär in einem sogenannten Logfile gespeichert:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
• Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
• jeweils übertragene Datenmenge
• Website, von der die Anforderung kommt
• Browser, Betriebssystem und dessen Oberfläche
• Sprache und Version der Browsersoftware

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

2.2 Bei Kontaktaufnahme

Bei der Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon werden Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Folgende Daten werden verarbeitet:

• Name und Vorname
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer, Adresse)
• Inhalt der Anfrage

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

3. Datenverarbeitung bei Verwaltungstätigkeit

3.1 Eigentümer und Mieter

Im Rahmen unserer Verwaltungstätigkeit verarbeiten wir personenbezogene Daten von Eigentümern, Mietern und anderen Beteiligten:

• Persönliche Stammdaten (Name, Adresse, Geburtsdatum)
• Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)
• Bankverbindungsdaten
• Vertragsdaten (Miet-/Kaufverträge, Beschlüsse)
• Abrechnungsdaten (Hausgeld, Nebenkosten, Rücklagen)
• Korrespondenzdaten

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

3.2 Dienstleister und Geschäftspartner

Zur Erfüllung unserer Verwaltungsaufgaben verarbeiten wir Daten von Handwerkern, Dienstleistern und anderen Geschäftspartnern (Name, Firma, Kontaktdaten, Bankverbindung, Rechnungsdaten).

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

4. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur in folgenden Fällen:

• Sie haben ausdrücklich eingewilligt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
• Die Weitergabe ist zur Vertragserfüllung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Eine gesetzliche Verpflichtung besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
• Die Weitergabe ist zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Empfänger können sein: Banken, Versicherungen, Behörden, Steuerberater, Rechtsanwälte, Handwerker, IT-Dienstleister.

5. Auftragsverarbeitung

Wir setzen externe Dienstleister für IT-Services, Buchhaltung und andere Aufgaben ein. Mit allen Auftragsverarbeitern wurden Verträge gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

6. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung des Zwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen:

• Verträge und Korrespondenz: 6 Jahre nach Vertragsende (§ 257 HGB)
• Rechnungen und Buchungsbelege: 10 Jahre (§ 147 AO)
• Eigentümerlisten und WEG-Unterlagen: Dauer der Verwaltung plus gesetzliche Aufbewahrungsfristen
• Kontaktanfragen: Nach Erledigung der Anfrage, längstens 3 Jahre

7. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte gemäß DSGVO:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine Aufbewahrungspflichten bestehen
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem strukturierten Format erhalten
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen
• Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie können erteilte Einwilligungen jederzeit widerrufen

8. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

9. Datensicherheit

Wir verwenden geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

10. Aktualität der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Dezember 2025. Durch die Weiterentwicklung unserer Website oder aufgrund geänderter gesetzlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern.